【2023年最新】ワークフローシステムを機能・料金で比較

これらの業務改善を行いたい企業では、ワークフローシステムを導入することで実現することができます。

しかし、導入を検討するにあたって、下記のような疑問や悩みもあるのではないでしょうか。

そこで、本記事ではワークフローシステムの機能やおすすめのシステムについてご紹介をしてきます。導入時の参考としてみてください。

ワークフローとは

 

ワークフローシステムについてご紹介する前に、まずは「そもそもワークフローとは何なのか」について確認をしていきましょう。

ワークフローとは、一言でいうと「業務上で発生する処理の一連の流れ(プロセス)」を指します。

たとえば、書類の承認について。

会社組織で仕事をしていると、さまざまな書類を作成する場面があり、それらに上司の承認が必要となることが多々あります。

その際に、書類の種類によって承認をしてもらう上司や、申請ルートが異なることもあるでしょう。

このように、社内組織で決められた規則やルールを図式化したものをワークフローと呼びます。

ワークフローシステムの主な機能

ここではワークフローシステムの主な機能やメリットについてご紹介をしていきます。

ワークフローシステム導入時の選び方のポイントにもなりますので、しっかり確認していきましょう。

申請書の電子化でペーパーレス化

ツール内で申請書を起票することができるので、これまでExcel・Wordで作成して印刷していた申請書を電子化することが可能です。

また、自社の既存の申請書(紙、Excel、Word)の形式に合わせて作成できる製品もあります。

ペーパーレス化することにより、電子化することで書類や資料を保管するスペースなども不要となります。

また、紙やインク代のコストを削減、ツールが使用できる環境下であれば、いつどこからでも申請することが可能で業務効率化が見込めます。

申請、承認ルートの設定

「稟議書は上長」「経費精算は総務部」など文書や申請書によって、提出先ルートや承認者が異なることは多々あります。

ワークフローシステムでは、このような申請書ごとに異なる申請承認ルートをそれぞれ設定することが可能です。

これにより、ユーザーは申請書の必要項目に入力を行い、申請ボタンを押すだけで申請書の提出が完了するのです。

申請承認ルートが設定されていることで、申請者はどこへ提出すればよいかと迷ったり手間取ることがなくなり、スムーズな申請が可能となります。

承認状況の確認

書類の提出では「申請者 ⇒ 課長 ⇒ 部長」といったように、段階的に承認を行うことも多々あります。

ワークフローシステムでは、書類の承認がどの段階まで進んでいるのか可視化されるので、一目で確認することが可能です。

これにより、急ぎ承認が必要な書類でも承認状況が確認できるので「承認が誰で止まっているのか」を知ることができます。

状況を把握することで、承認者への催促や代理承認を依頼するなどの判断ができるようになるので、事務処理手続きが止まりにくくなる効果があります。

最新ワークフローシステム比較一覧

ワークフロー製品の導入に際して、上記のようにたくさんの要望があるかと思います。

そこで、本記事では最新のおすすめワークフローシステムから厳選したサービスをご紹介していきます。

特徴や機能、必要な初期費用など選び方のポイントについても徹底解説していきますので、ぜひ自社にマッチしたシステムを選んでください。

ジョブカンワークフロー

費用対効果を重視したい方への人気ツールはジョブカンワークフローです。

業界最安値級の価格かつ初期費用やサポートも無料でありながら、利用できる機能が充実していてコスパがとても高くおすすめです。

オンプレミスではなくクラウド上でサービスが提供されているので、設備の新調やセキュリティ対策を自社ですることなく導入できることもメリットであると言えます。

操作性においても「自分で申請書を作成する」と聞くと難しく考えられがちですが、管理者権限をもつユーザーが閲覧できる画面はとてもシンプルで、クリック操作だけで簡単に操作できます。

また、利用できる会社規模も数名から1,000人以上の大規模まで柔軟に対応可能であるほか、他のワークフローシステムにはない「英語切替」の機能も搭載しており、クリックひとつで切替が可能です。

この機能を活用することで、翻訳にかける時間を削減できるため、海外拠点や外国人社員が多い企業向けのワークフローシステムであるとも言えるでしょう。

X-point Cloud

X-point Cloudは、既存の「紙イメージの書類」をそのまま電子化できるため、直感的な操作で業務効率化を実現できるワークフロークラウドサービスです。

X-point Cloudでは、申請書や稟議書はもちろん、日々の業務で使う日報や回覧などの書式も電子化して使用することができます。

テレワークなど働き方が多様化する昨今、メールでの日報や回覧では効率が悪く、確認漏れも起きやすいですが、日々の業務で必要となる連絡にも応用して利用することでこうした課題も解決できます。

承認もワンクリックで実行でき、スマホやタブレットなどマルチデバイス対応なため、外出先などどこでもスピーディーな決裁を実現します。

従来の社内書式を大きく変えず、簡単・スムーズに導入し業務効率化をはかりたい、という企業におすすめしたいサービスです。

SmartFlow

誰にでも使いやすいワークフローシステムをストレスなく導入したい、という方におすすめなのがSmartFlowです。

直感的な操作ができる画面設計で、ITツールに不慣れな方でも安心して使え、導入サポートも充実している為、スムーズにシステムを導入できます。

社内外の申請書類関連はもちろんすべてオンラインで一元管理が可能です。

マルチデバイスにも対応し、かつスマホで操作しやすいモバイルファーストなデザインとなっており、外出先やテレワーク中でも円滑に承認フローを進行させられます。

申請・承認は全て操作ログが残るため書類の不正防止にも繋がります。

そのまま使える申請書関連のテンプレートが80種類も用意されており、書式のフォーム入力をする手間はありません。

もちろん、自社に合わせてカスタマイズすることも可能です。

IPアドレスによりアクセス制限がかかるセキュリティ機能や、LINE WORKやSlackなど外部システムとのAPI連携など、機能も充実しています。

初期費用は無料で、さらにはユーザー20名までなら永続的に使用料がかからず無料で使用できるため、まずは小規模で利用してみて必要な機能を選んでプラン変更していく、といった使い方がおすすめです。

MAJOR FLOW Z CLOUD ワークフロー

MAJOR FLOW Z CLOUD ワークフローは、パナソニック ネットソリューションズ株式会社が提供するワークフローシステムです。

専用ツール「FormDesigner」により、使いたいアイテムを選択して配置するだけの簡単操作で誰でも思い通りの申請書フォームを作ることができます。

FormDesignerには、申請書フォームの作成に必要なツールが揃っており、100種類ものサンプルが用意されているため、そのまま利用することも、必要な形にカスタマイズして使用することも可能です。

作成した申請書が親子関係にある場合はお互いに関連付けもでき「購入稟議書で申請した予算に対し、支払依頼書で実績を管理」といった場合など、紐付けて管理ができます。

承認・決裁フローについても、合議や並列など複雑なルートも設定でき、経過を一目で参照できるため確認作業も効率化できます。

外部システムとの連携にも対応しており、関連書類を一元管理できる文書管理システム「invoiceAgent 文書管理」や、電子契約サービスの「クラウドサイン」との連携しての活用も可能です。

簡単に手間なく自由度の高い申請書作成ができ、自社業務にあったフローの電子化をしたい、という企業担当者にはぜひおすすめしたいサービスです。

専用チームのサポートが付く無料トライアルも用意されているため、まず自社環境で本番同様にお試ししてみてください。

自社に合ったワークフローシステムの導入を

昨今、在宅ワークやリモートワークといった、出社せずに働くテレワーク制度を導入する企業が増えています。

これにより従来のペーパーベースでは対応しきれない業務も増加してきています。

そんな悩みを解消してくれるのが今回ご紹介したワークフローシステム。

本記事でご紹介した内容を踏まえ、各ワークフローシステムのHPには実績や導入事例も掲載されていますので、どのような企業が導入しているか、自社の形態に近い企業はどんなシステムを導入しているかも参考にしてみてください。