今回は時間管理ツールについて、ツール導入の目的やメリットやおすすめの時間管理ツールの特徴を比較してご紹介します。
時間管理ツールとは「どの作業に」「どれくらいの時間を」費やしたかを可視化してくれるアプリのことです。
作業時間を可視化し、分析することで、業務効率の改善に繋がります。
時間管理ツールを導入する目的
昨今「働き方改革」や「残業時間削減」など、社会的要請から時間管理の重要性は増しています。
また、テレワークなどの普及に伴い、チームやプロジェクトの状況が見えにくくなっております。
その解決方法の一つとして、作業内容や時間を可視化する時間管理ツールの導入が進んでいます。
個人の時間管理としても有効ですし、チーム全体の管理を行うこともできます。
無駄な時間を削減する
時間管理ツールを利用することで、定量的に作業時間やその内容を分析することができ、プロジェクトやチームとして無駄な作業や時間を発見することができるようになります。
その時間を意識的に改善していくことで無駄な時間を削減していくことができます。
作業にかかる時間を可視化する
どの作業にどれだけの時間がかかっているのかが可視化されます。
作業時間を可視化しておけば、おおよその作業時間を見積もった上で、スケジュールを組むことができます。
また、作業の効率化を進めていく際に、どれだけ時間が削減できたのかを定量的に計測することもできます。
おすすめの時間管理ツール
スクロールできます→
| ツール | 特徴 | 無料プラン |
|---|---|---|
| Toggl | 使いやすいシンプルなインターフェイス | 〇 |
| timely | 他サービスと連携することで自動でログを残すことが可能 | ー |
| TrackingTime | クライアント別、プロジェクト別、ユーザー別でのレポーティングが可能 | 〇 |
| TimeCrowd | チームでの時間管理・工数管理に特化し、様々なツール連携ができる時間管理ツール | 〇 |
| CotoGoto | 人工知能との会話からログを記録できる、フリーランス向け管理ツール | 〇 |
Toggl
Toggl（トグル）は、エストニアに本拠地を置く「TogglOÜ」が開発、提供するアプリです。
タスクタイマーまたは手動入力で「どの作業に」「どれだけの時間」を費やしたかを記録することができます。
タイマーの状況はクラウドにリアルタイムで同期され、プロジェクトに費やされた時間を可視化し、チームやプロジェクトの生産性分析に活用できます。
Togglの特徴は、使いやすいシンプルなインターフェイスです。
ワンクリックで時間が記録でき、後から詳細を加えたり、修正することもできるようになっています。
また、レポートもダッシュボードで見やすく、プロジェクトとクライアント単位でタスクを分類することができるので、管理が容易である点も魅力の一つです。
ウェブアプリ、デスクトップアプリ、モバイルアプリの3つの方法で利用が可能です（モバイル版はタイマー機能とレポートの閲覧のみ）。
日本語での提供はまだされておらず、アプリ内や公式サイトの表記は全て英語ですが、世界中で共有開発が進められており、日本語版も現在開発中です。
https://toggl.com
Timely
Timely（タイムリー）は、ノルウェーに本拠地を置く「Memory AS」が開発、提供するアプリです。
Timelyの特徴は、他サービスと連携することで自動的にログを記録してくれることです。
もちろん、手動での記録も手軽に行えますが、Timely専用の「Memory tracker by timely」というアプリをインストールすることでPC内の作業ログを自動に取得することができます。
また、移動記録を残せるアプリやTodo管理アプリ、GoogleカレンダーやGmail、office365などのアプリと連携することもできます。
これらをうまく連携しておけば、手動での操作はほぼ行わなくても、自動的にログを記録していくことができます。
ウェブアプリ、デスクトップアプリ（Mac／Windows）、モバイルアプリ（iOS／Android）など、ほぼ全ての端末で利用が可能です。
ただし、こちらも利用は英語のみとなっています。
また、有料アプリとなっており、個人やチームでの利用など用途に合わせて4つのプランがあります。
１４日間の無料体験期間があるため、まずは無料にて使い心地などを確かめてみることをおすすめします。
https://memory.ai/timely
TrackingTime
TrackingTime（トラッキングタイム）は、米国法人の「TrackingTime LLC」が開発、提供するアプリです。
TrackingTimeの特徴は、分析やレポーティングが充実している点です。
GmailやSlack、office365などビジネスでよく使われるアプリにトラッキング機能を追加でき、リアルタイムでデータ収集を行うことができます。
集めたデータをクライアント別、プロジェクト別、ユーザー別に分析、レポート出力することができ、プロジェクトの予算編成やクライアントへの請求、給与計算、生産性分析の機能までついています。
入力はモバイルからも可能ですが、分析はPCで行う必要があります。
こちらも米国法人が開発したアプリのため、日本語は対応しておらず、現状は英語対応のみです。
https://trackingtime.co
TimeCrowd
TimeCrowd（タイムクラウド）は、タイムクラウド株式会社が提供する、チームでの時間管理・工数管理に特化した時間管理ツールです。
TimeCrowdの特徴は、個人だけでなくチームメンバーの作業状況を見える化し共有できる点です。
アプリ内にチームを作成し、招待URLを発行するだけでチームで利用開始できます。
記録したデータは個人やチーム単位のダッシュボードで確認することができ、単価計算なども簡単に行うことができる仕様となっています。
Chrome拡張を利用することで、開いているWebページ名やChatworkタスクの内容をそのままタスク名にして、文字入力なく記録入力を始めることもできます。
また、GoogleカレンダーやOutlookカレンダーと連携することで、カレンダーの予定が表示され、予定通りに自動で打刻を開始・停止させ、記録することも可能です。
さらに、2022年12月よりタスク管理ツールのJootoとの連携も開始され、Jootoのタスク名での自動入力や記録開始や、TimeCrowd上からJootoのタスクにも移動できるなど、さらに使い勝手が良くなっています。
データ分析に活用できるレポート機能では、CSVエクスポートにて全てのデータ出力ができ、チーム、ユーザー、期間ごとにグラフ出力も可能です。
プランは個人利用を前提とした無料で使えるパーソナルプランから、チームで利用することを前提としたライト、スタンダードやカスタマイズ利用の企業向けエンタープライズといった４種類のプランが用意されています。
有料プランとなるライトに関しては１４日間の無料体験期間が設けられているため、まずは使用感をお試ししてみることをおすすめします。
https://timecrowd.net
CotoGoto
CotoGoto（コトゴト）は、リブログ合同会社が開発、提供する、フリーランスの方むけに作業を見える化する時間管理ツールです。
CotoGotoの特徴は、人工知能により会話をライフログとして作業時間を記録することができ、多角的な分析が可能な点です。
会話の内容を分析することで、作業内容を作業場所やプロジェクト単位で時間を記録することができ、フリーランスの方が自己管理を行う際に有用なアプリとなっています。
また、作業時間だけでなく、ライフログから感情の変化を記録し解析することもでき、モチベーションなど自分自身のコンディションについて気付きを得ることもできます。
基本的にはスマホでの利用を前提としていますが、外部サービスとの連携もできるため、会話から他のシステムにデータを渡し連動させることも可能です。
客観的に自身の状態を可視化、分析することができるため、フリーランスなど個人で仕事を進める方の時間管理、自己管理には最適なツールといえます。
https://www.cotogoto.ai
時間管理ツールを活用すれば生産性が高まる
今後、リモートワークの普及やジョブ型雇用への移行、パラレルワークなどが増えていくことが予想され、より時間当たりの生産性が求められる社会で、ますます時間管理の重要性は増していきます。
個人としても、チームとしても早い段階から時間管理能力を身につけていくことは必須です。
今回、ご紹介した時間管理ツールはその手助けとなります。
無料で使えるものも多数あるので、まずはいくつか使用してみて、自分にあったアプリで時間管理していく習慣を身につけることが大切です。
