【大容量】法人向けオンラインストレージを機能・料金別に比較

現代ビジネスにおいて、ビジネスデータの管理・共有は欠かせないものとなっています。

そこで数多くの企業が利用しているのがオンラインストレージです。

昨今では個人・企業であっても膨大なデータを利用することが様々なシーンで必須となります。

そのため、それらのデータを安全に管理できることや簡易的に共有できることなどが求められます。

今回は、ビジネスシーンで無くてはならない重要なデータを管理するために、様々な場面で利用されるおすすめのオンラインストレージと選定ポイントについてご紹介します。

オンラインストレージとは

オンラインストレージとは、インターネット・クラウド上を活用したストレージのことを指します。

オンラインストレージの特徴としては、下記の２点です。

近年では、多くの会社が大規模なデータを管理・利用しています。

様々なストレージが存在し、それぞれの製品に対してエンタープライズ版が販売されていますが、従来の物理ストレージでは企業内で取り扱うデバイスの型やデータセンターの規模によってはストレージに物理的な制約が発生してしまいます。

物理ストレージの製品一覧を見ても、簡単に用意することができず準備等で業務に支障を与える可能性すらあり、取り扱う際は手動で行う作業が増えるため人的コストもかかります。

その点、自動でシステム構築され、素早く活用できるオンラインストレージは準備の手間もなく、手動作業によるコストもかかりません。

基本的に、オンラインストレージのサービスはアカウント登録制のものが多く、利用したい場合はアカウント作成することになります。

オンラインストレージに関しては、ローカル環境などで必要となるアプリケーションなどが不必要であるため、ダウンロードなどを行うことはありません。

そのため、オンラインストレージを利用する上で対応が必要なアプリケーションのバージョン管理などもいらないため、スムーズに活用することができます。

また、オンラインストレージサービスは無料プランと有料プランに分けられており、登録後に各種プランに沿って利用を検討し変更することも可能です。

このように基本的にオンラインストレージはメリットばかりですが、あえてデメリットを挙げるのならばセキュリティ面です。

ただ、これも企業における情報の管理体制とセキュリティルールを敷けば問題はありません。

オンライン上の容量を拡張可能

オンラインストレージサービスの提供先で変化しますが、基本的にプラン・料金によって容量が決められています。

そのため、利用したい容量に応じて制限の拡張できるのが特徴の一つです。

自社で従来の物理ストレージを管理する場合、ローカル環境で利用するための自社サーバー・ストレージ機器を比較検討しなければなりません。

さらに、サーバー・ストレージ等をPCと連携する必要があるため、連携ツールやシステム構築も考慮する場合があります。

このように、様々な点でコストがかかる上に、容量・管理方法を熟知しておかなければなりません。

一方でオンラインストレージであれば、作成したフォルダ・ファイルにデータをオンライン上のストレージに保存することができるため、ローカルPCでの容量不足を解消することができます。

また、オフライン・オンライン上でのデータの住み分けも考えることができるため、容量不足・管理体制などの問題を解決することができます。

つまり、オンラインストレージを利用することで、基本的にファイルのダウンロード・アップロードのみで作業が完結し、全てのシステム・ファイル等おの管理はオンラインストレージで賄うことができます。

オンライン上での作成・追加・編集・削除が可能

2つ目の特徴として、オンライン上でのフォルダ・ファイル等の作成・追加・編集・削除が可能という点です。

扱うオンラインストレージサービスによっては、様々な端末からインターネットを介して閲覧することができ、フォルダ・ファイル等の作成・追加・編集・削除が可能になっています。

サービスによっては、複数のメンバーでフォルダ・ファイル等の共有が可能であるため、迅速な作業を同時に遂行することも可能です。

これらのメリットを企業が享受できれば、圧倒的に業務効率化を図ることができます。

法人向けオンラインストレージの選び方

現在では、数多くの企業がオンラインストレージのサービスを展開しています。

多くのWebサイトでオンラインストレージに関する記事が存在しますが、こちらの記事では以下の内容にフォーカスしてお話します。

このような悩みを抱えている人に、オンラインストレージの選び方から解説していきます。

セキュリティ対策

年々、オンラインストレージの活用事例は増加しており、オンラインストレージを扱う際の最重要ポイントとしてセキュリティ対策が挙げられます。

企業にとって、機密情報の漏洩が避けなければならないため、オンラインストレージのセキュリティ問題は考慮して選ばなければなりません。

そういった中、様々なオンラインストレージサービスでは、安全にオンラインストレージを活用できるセキュリティを重視したプランが設けられています。

オンラインストレージは、クラウド化されたストレージ（保存領域）にフォルダ・ファイル管理を行うサービスとなるため、企業データの安全性を担保する必要があります。

特に機密情報ファイル・企業に関連した顧客データファイルなど、情報漏洩を回避したいフォルダ・ファイル等の安全性を確保したいと考えるのが当然です。

そのため、セキュリティソフトの導入やハッキング・ウィルスソフトにおける対策等をセキュリティプランとして設けているものがおすすめとなります。

オンラインストレージを契約する際は、必ずセキュリティ対策に関わる内容が提供されているかチェックしましょう。

データ容量プラン

セキュリティ対策されたオンラインストレージであることが前提として、次に考慮するべきポイントはオンラインストレージのデータ容量になります。

やはり、ローカルとオンラインのデータファイルの住み分けができる管理体制を特徴としているため、様々なデータファイルの保管先としてオンラインストレージは最適です。

そのため、法人向けのオンラインストレージを活用することで、ローカルPCのハードディスク・SSDの容量不足の問題を解消することができます。

基本的にデータは以下のもの分けられます。

特に画像データや動画データはデータ容量が増えてしまうため、オンラインストレージのサイズ容量を確保しておく必要があります。

そのため、オンラインストレージサービスにおけるプランの中で、大容量あるいは容量無制限といったプランをおすすめします。

おすすめオンラインストレージ３選

ここまで、法人向けオンラインストレージの選び方について解説しました。

ここからは、オンラインストレージの特徴を踏まえた上で厳選した法人向けオンラインストレージをご紹介していきます。

各オンラインストレージの料金（プラン）・容量・機能もご紹介します。

なお、個人利用や無料プランでのオンラインストレージを検討されている方は以下の記事をご参照下さい。

Box

Boxは、利用するユーザーに対してどこからでも必要な情報にアクセスでき、誰とでもコラボレーションできる環境を提供しているサービスとなります。

オンラインストレージであるBoxでは、97,000社以上の会社に利用されており、アメリカの大手ビジネス専門誌「Fortune」に掲載されている500企業の68%がBoxユーザーとして利用されています。

Boxの機能（セキュリティ）

特にオンラインでのセキュリティは企業において非常に重要な役割を担っており、オンライン上の情報漏洩は８割人的ミスによって引き起こされると言われています。

そのため、”権限設定”の機能は企業にとって非常に効果的であり、個人フォルダ、コラボレーションフォルダ（社内フォルダ）、外部コラボレーションフォルダ（外部向けフォルダ）に振り分けて管理することが可能となります。

OneDrive

Microsoftが提供しているOffice365と連携ができるOneDriveは、Microsoftアカウントさえ持っていれば、誰でも利用することができるオンラインストレージサービスとなります。

Windowsユーザーであれば、スマートフォン・タブレット・PCからアクセスすることができ、日常的に利用されているOfiice365と連携することで快適な管理体制を実現したオンラインストレージとなっています。

OneDriveの機能（セキュリティ）

OneDriveでは、特にヒューマンエラーによるファイルデータの欠損を防ぐための機能を持っており、ファイルデータのバックアップと保護に優れています。

そして、Office 365との統合機能により、Outlook、Word、Excel、PowerPoint、Onenoteといったアプリケーションと連携することでWindowsユーザーに快適な管理体制とユーザビリティを実現しています。

Smooth File

Smooth File（スムースファイル）とは、企業間や拠点間でセキュアな「大容量ファイル転送」「ファイル共有」を実現したオンラインストレージサービスになります。

法人向けのオンラインストレージサービスにおいて、信頼性・安全性・機能性に優れていることから、ユーザーから高い評価を獲得している実績があります。

Smooth Fileの機能（セキュリティ）

特に社内におけるファイル共有時、内部・外部ユーザー間でのファイル転送時に上長承認機能を利用することでデータ管理のセキュリティ面を強化することができます。

また、その他にセキュリティ機能を豊富に取り揃えており、アンチウィルス、ファイル暗号化、操作ログ管理機能、Cookieによるクライアント認証機能など、様々なセキュリティ機能を持ち合わせています。

法人向けオンラインストレージの注意点

オンラインストレージサービスを導入することで、企業内のファイルデータを効率的に管理することができます。

しかし、企業の機密情報を内包したファイルデータを扱う上で注意点があります。

それぞれ解説していきます。

情報漏洩のリスク管理

企業では多くのファイルデータを利用するため、社内・社外で利用すること場面が必ず訪れます。

そのため、社内・社外のユーザー間でファイル共有をする際に、セキュリティ面を重視しなければなりません。

操作性に優れたオンラインストレージサービスでは、簡単にファイル公開・共有・転送ができますが、機密情報を保存したファイルも第三者に公開・共有・転送してしまう恐れがあります。

オンラインストレージサービスでの操作は、これらのリスクを把握し、慎重に利用することが求められます。

オンラインストレージを利用する場合は、リスクを解決するためのファイル管理の運用マニュアル作成、リスクを周知徹底することを心がける必要があります。

バックアップデータの移行

オンラインストレージの運用時には、社内のファイルデータをバックアップしておく必要があります。

オンライン上でファイルデータの欠損や削除を行なった場合、取り返しがつかないことになるからです。

また、既に巨大なファイルデータが存在している場合、オンラインストレージに移行することもあります。

オンラインストレージにバックアップデータをコピーする際に、膨大な時間を必要とするケースもあります。

このような事態が想定される場合、事前にオンラインストレージにて管理するファイルを選定しておく必要があります。

オンラインストレージサービスのデータ保存期間

仮に、社内で無料のオンラインストレージサービスを検討している場合、プランによるデータの保存期間を確認しておく必要があります。

万が一、一定期間の特定アカウントからのログイン・アクセスがなかったりすると、オンラインストレージで利用していたアカウント・データ等が削除される可能性があります。

サービスにもよりますが、無料プランだと運営側のディスク稼働率を上げるために、削除するルールが適用されることがあります。

そのため、オンラインストレージ運用の検討時に無料プランを実施する場合は、利用するサービスの規約を十分に確認・理解しておく必要があります。

また、無料プランから有料プランに移行する場合もデータ移行できないケースもありますので、こちらも合わせて利用開始前に周知徹底しておくべき事項になります。

利用容量の想定

オンラインストレージでは、基本的に有料プランであれば、十分な利用容量あるいは容量無制限のものが存在します。

しかし、利用できる容量が無制限だからといって、社内で分別せずファイルを作成・移行してしまうのは危険な行為です。

やはり、扱うファイルデータが多くなるほど、社内ルールにおけるファイルの管理体制を整備しなければなりません。

そのため、オンラインストレージを社内・社外でどのように活用するか、利用開始前に想定できる利用容量はどれほどなのか、フォルダ管理をどのように階層化するかなど、社内におけるオンラインストレージの運用マニュアルの作成が有効です。

またオンラインストレージを活用することにより、昨今定着してきたリモートやテレワークなどで社外でのデータのやり取りも可能となり、働き方の自由度も高めることができます。