働き方が多様化してきている昨今、在宅ワークやテレワークなど、リモートで働く人が増えてきています。
これまでプロジェクト進行の管理は、出社してミーティングや会議などを通して管理してきましたが、現在では対面せずにプロジェクトの進捗管理を行う必要が出てきています。
それに伴い、様々なプロジェクト管理に役立つアプリが登場していますが、その数は多く「どれを使ったら良いかわからない」という人も多いのではないでしょうか。
そこで、この記事ではプロジェクト管理に役立つおすすめアプリを厳選して4つご紹介してきます。
それぞれの特徴やメリットについても解説していきますので、ぜひ参考にしてみてください。
プロジェクト管理アプリを選ぶ際の4つのポイント
様々なプロジェクト管理アプリがありますが、数が多すぎてどれを選べば良いのかわからないという方も多いかと思います。
しかし、ポイントを押さえることでアプリやツール選びの基準となり、選択肢を絞り込みやすくなります。
ここではアプリやツール選びのポイントを4つご紹介していきます。
また、後半ではおすすめアプリやツールもご紹介しますので、そちらもぜひ参考にしてみてください。
ポイント①：使い勝手の良さで選ぶ
プロジェクト管理は頻繁に更新を行うことから、使い勝手の良し悪しは非常に重要なポイントとなります。
たとえば、次のような使い勝手に注目してみましょう。
- 工数や進捗率を入力する際の手順は簡単で分かりやすいか
- ドラッグ＆ドロップのように直感的に操作することができるか
操作性が低いと入力する側の負担が大きくなり、ストレスが溜まるものです。
また、入力するのが面倒となり精度の低いプロジェクト管理となる可能性もあります。
このような状況に陥らないよう、各プロジェクト管理アプリの使い勝手について確認をしてから選ぶようにしましょう。
ポイント②：費用面から選ぶ
プロジェクト管理アプリは無料で使用できるものや、有料プランを設けているものがあります。
費用を抑えるべく、無料アプリの利用を検討している場合には、無料で提供されている機能や範囲などについて事前確認を必ず行うようにしましょう。
ビジネスプランのような有料版を利用する場合には、同一の機能を有したプロジェクト管理アプリが他にはないかリサーチをすることが必要です。
有料アプリでも、期間内は無料でお試し利用できるアプリもありますので、どのアプリにするか悩んでいる人は、そうしたサービスを利用してプロジェクト管理をしていくイメージをしてみることをおすすめします。
ポイント③：Android、iPhoneともに使えるものを選ぶ
プロジェクト管理アプリはPCだけではなく、スマートフォンで操作をすることも多々あります。
しかし、使用するアプリによっては「Androidのみ」「iPhoneのみ」といったように、各OSに依存していることもあるのです。
こういったアプリを選んでしまうと、チーム内で利用できない人が出てきてしまうので、そのような事態に陥らないためにも、事前にどのOSに対応しているのかしっかりと確認をしておくようにしましょう。
ポイント④：ガントチャートやチャット機能など機能面を重視して選ぶ
プロジェクト管理アプリを選ぶ際には、使用目的に合わせた機能面で選ぶこともポイントです。
たとえば、次のようなポイントに注目してみましょう。
- ガントチャートがシンプルで見やすく、多くの情報を表示入力することができる
- チャット機能が付いており円滑なコミュニケーションを取ることができる
- ファイルのアップロードをドラッグ＆ドロップで簡単に行える
こうした機能面でアプリを選ぶ際には、自分たちのプロジェクトをどのように管理や共有したいのかイメージしながら考えると良いでしょう。
コミュニケーション機能だけではない「Slack」
チャットツールの印象が強いSlackですが、実はプロジェクトやタスクの管理もできるのをご存知でしょうか。
ここではSlackでのプロジェクト管理についてご紹介をしていきます。
ポスト機能でドキュメント作成
Slackのポスト機能は、書式付きのドキュメントを作成、編集、共有できる機能です。
事録のような長文ドキュメントの作成や共有を行うのにとても重宝します。
共同で編集することも可能なので、分割して作成するといった作業も可能です。
ToDoリストの共有
ポストで作成したToDoリストは、チャンネルで共有すればメンバーに簡単に共有することができます。
プロジェクトの進行状況を共有しつつ、チャット機能でリアルタイムに円滑なコミュニケーションも可能です。
ブックマーク機能で抜け漏れ防止
プロジェクトを進行する際、ToDoリストだけではなくメールやメッセージでタスクを管理することが多々あります。
Slackでは、メッセージやファイルをブックマークする機能があるので、埋もれがちなメッセージを見落とすことなく管理することが可能です。
これら管理アプリを活用しながら、プロジェクト開始に際し最初に行い、かつ重要な場である『キックオフミーティング』について以下の記事で解説しています。
コンサルタントとしてプロジェクトで実務を担った筆者の経験談を交え、キックオフの目的と進め方、資料についてもご紹介しています。
タスクをすっきり管理したいなら「Todoist」
ひとつのプロジェクトでも、その中身は小さなタスクの集合体であり、それらにはそれぞれ優先順位があります。
多数のタスクがあると、どのタスクを優先すれば良いのか見失いがちですがTodoistならすっきりと管理することが可能です。
ここでは、そんなTodoistの特徴やおすすめポイントについてご紹介をしていきます。
タスクの優先度を管理
「お気に入り」「サブタスク」「ラベル」などの機能を使うことで優先度の高いタスクや課題を管理することができます。
複数のプロジェクトをマルチタスクで担当していると「どの仕事を優先すべきか」わからなくなりますが、これらの機能を使うことですっきり整理することができるのです。
タスクを共有してプロジェクト管理
Todoistではプロジェクトのタスクをメンバーに共有することが可能。
コメントの投稿やタスクの完了通知もできるので、プロジェクト全体の状況を把握しやすくなります。
家族と共有すれば買い物リストや家事の担当も割り振りにも利用できるので、仕事とプライベートの両方で活用することも可能です。
生産性をチャートで把握
Todoistでは、日単位や週単位で目標設定をすることが可能。
目標設定したタスクを完了すると、ToDoリストの一覧で消し込みがされ、チャートで可視化してくれます。
これにより日々のタスクでの抜け防止や生産性をひと目で把握することができるのです。
一目で進捗やタスク量を把握したいなら「Trello」
プロジェクト管理アプリの多くに採用されているガントチャートではなく、付箋を壁に貼り付けるように管理するカンバン方式で管理したいという人におすすめなのがTerelloです。
ここではTerelloの特徴やおすすめポイントについてご紹介をしていきます。
ドラック＆ドロップで直感的に操作
カンバン方式のプロジェクト管理ツールであるTrelloでは、ドラック＆ドロップで操作をすることができるので、直感的に操作を行いたい人向けの管理ツールです。
まるで付箋を壁紙に貼り付けていくようにタスクを管理することができるので、あちこちクリックする手間が省けます。
ひと目で仕事量を把握しやすい
カンバン方式を採用しているTrelloでは担当者ごとの仕事量もひと目で把握しやすいです。
また、担当者ごとではなく進行状況別で管理することも可能なので、管理者は遅れているプロジェクトがないかどうかすぐに確認することもできます。
マルチデバイスで使用可能
専用のAndroidやiPhoneアプリがあるTrelloは、ユーザーが更新した情報はリアルタイムで同期されます。
これにより移動中などの隙間時間にタスク管理を行ってから、PCやタブレットなどのデバイスへすぐに切り替えることが可能なので効率的です。
https://freeconsul.co.jp/pd/kickoff
自分に合ったプロジェクト管理アプリを選ぼう
数多くのプロジェクト管理アプリがありますが、この記事では機能面やプロジェクトの管理方法などから次のおすすめアプリをご紹介してきました。
在宅ワークやリモートワークといったテレワークの導入が進んでいる昨今、アプリやクラウドといったツールでのプロジェクト管理が主流となってきています。
これから導入を検討している人は、ぜひこの記事でご紹介したアプリを参考にしてみてください。
